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                医药物流财务中心信用解冻流程优化案例

                日期:2022-03-17 / 人气: / 来源:www.biglss.com

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                  一、定义阶段

                  1.项目背景

                  &middot; 《信用管理『制度》规定,对于超信用出库应严格控制,未经审批不ξ 得出库;

                  &middot; 审批流程在OA中完成。

                  2.问题描述

                  &middot; 无纸化审批;

                  &middot; 每个流程需要7-8个审批节点;

                  &middot; 对于♀着急发货,但不满足信用条件的订←单,无法及时出库。

                  &middot; 业务员提出&ldquo;信用解冻流程&rdquo;审批】节点过多、速度较慢,超过业务员预计解冻时间,导致发货时间滞后。

                医药物流中心信用解冻问︼题


                  3.指标定义

                  &middot; Y的定义

                  Y=信用解冻平均耗时

                  Y1=销售部(纯销)信用解冻平均耗时

                  Y2=药品分销部信用解冻平均耗时

                  Y3=疫苗部◢信用解冻平均耗时

                  &middot; 指标计算

                  &radic;  起点:业务员提交信√用解冻申请;

                  &radic;  终点:审批流结束并归√档(含非工作日时间)

                  4.项目范围

                  &middot; 涉及部门:销售部(纯销)、药品分销部、疫苗部、财务部,总经办;

                  &middot; 涉及流程: OA中&ldquo;信用解冻审批流程&rdquo;。

                  5.项目目标及收益

                  &middot; 项目目标

                  &radic;  梳理和优化现有信用◢解冻审批流程;

                  &radic;  分析和寻找解冻◆耗时的原因;

                  &radic;  缩短信用解冻平均时间。

                医药物流中心信用解冻目标


                  &middot; 项目收益

                  &radic;  风险可控前提下,缩短下订╱单时间节

                  &radic;  尽早发货

                  &radic;  提高客户满意度

                  二、测量阶段

                  1.各部门超信用解∞冻笔数统计

                各部门超信用解冻笔数统计


                  2.各节点平均耗时统计

                  &middot; 销售部(纯销)

                销售部各节点平均耗时统计


                  &middot; 疫苗部

                疫苗卐部各节点平均耗时统计


                  &middot; 药品分销部

                药品分销部各节点平均耗∏时统计


                  3.重复审批订单与总△超信用订单数量对比图

                  &middot; 重复审批订单:因为同Ψ一超信用原因而大量特批出库的订单;

                  &middot; 重复审批订单数量占比=当月同一原因特批的订单数量/当月特批总订单数量。

                重复审批订单与总超信用订∑ 单数量对比图


                  三、分析阶段

                  1.重复审批

                  &middot; 因为发票⊙金额限制,单笔订单金额必须小于等于117万,导致拆单;

                  &middot; 在一期间内,因同一超信用原因而大量多次特批发←货的订单。

                  2.审批▆不及时

                  &middot; 审批人员外出办公或开会,未授权;

                  &middot; 审批人员长时间未关注审批,导致审批滞后。

                  3.审批节点【多

                  &middot; 每ζ 笔流程需要经过7或8个审批节点;

                  &middot; 仅对&ldquo;总经理&rdquo;处节点◣做了分流。

                  四、改进阶段

                  1.重复审批&mdash;&mdash;提前申请临时额度和账期

                  &radic;  增加新的流程:&ldquo;客户临时额度及账期申请流程&rdquo;;

                  &radic;  大量发货前申请;

                  &radic;  逐级审批;

                  &radic;  在↑一定期间内增加临时额度及账期;

                  &radic;  到期后自动恢复原额度和原账期;

                  &radic;  跟踪ζ回款承诺时间。

                提前申请临时额度和账期

                  2.审批节点多&mdash;&mdash;风险可控的ㄨ前提下适度授权

                  &radic;  按风险级别细分客户等级∞;

                  &radic;  审批权限的√授权;

                  &radic;  风险点的控制。

                风险可控的前提下适度授权


                  &radic;  总经理节※点优化前后对比:

                总经理节点优化☆前后对比


                  &radic;  主管副总及财务总监节点』优化前后对比:

                主管副总及财务总监节点优化前后对比

                  3.审〗批不及时&mdash;&mdash;缩短每个审批节点的审批时间

                  &radic;  及时授权;

                  &radic;  增加超时提↙醒功能:短信提醒、邮件提醒、抄▂上级领导;

                  &radic;  整理各部门节点耗时情况,并下发。

                缩短每个审批节点的审批时间


                  五、控制阶段

                  &middot; 改善效果

                  改善措施自Ψ 2014年11月1日起开始实施▲①,故选取14年11月&mdash;15年1月信用解冻数据,改善后」效果如下:

                医药物流中心信用解★冻流程优化效果

                  &middot; 标准化&mdash;&mdash;《信用管理制度》

                  &radic;  增加临时额度及临时账期的管理

                  &radic;  审批流程及权限的调整

                  &radic;  客户等级划分的调整

                作者:博革咨询

                咨询采购表

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